Einführung

Das Hochschul-Informationssystem UnivIS ist ein webbasiertes Informationssystem mit z. Zt. folgendem Leistungsumfang:

• Vorlesungsverzeichnis, auch kommentiert; ECTS-fähig
• Individuelle Darstellung von Stundenplänen/Studienplänen
• Raumbelegungsverzeichnis / Raumbelegungsorganisation
• Personen- und Einrichtungsverzeichnis
• Telefon-, Fax- und E-Mail-Verzeichnis
• Veranstaltungskalender
• Verzeichnis internationaler Beziehungen
• Verzeichnis, Organisation und Status von Examensarbeiten (Studienarbeiten, Magisterarbeiten, Diplomarbeiten, Promotionen etc.)
• Forschungsberichte (ab Mai 2000)

Aus organisatorischen Gründen kann es sein, daß an Ihrer Hochschule z. Zt. nur ein Teil der Verzeichnisse eingeführt ist. Aufgrund des modularen Aufbaus des UnivIS ,,sehen`` Sie auch nur den Teil des Systems, der bei Ihnen freigegeben ist.

Im Benutzermanual werden häufig sogenannte Screenshots dargestellt, die die verbalen Erläuterungen veranschaulichen sollen. Wir verwenden hierfür einheitlich Screenshots der Erlanger Ausprägung des Systems. Da UnivIS hochgradig an die Bedürfnisse Ihrer Hochschule anpaßbar ist, kann im Einzelfall die Darstellung im Manual von Ihrer Version abweichen, was aber im allgemeinen die grundsätzlichen Funktionsweisen nicht berührt.

Ziele bei der Einführung des Systems

Hochschulen sind in der Regel baumförmig strukturiert, wobei die Blätter dieser Struktur von relativ selbständig agierenden Einheiten, in der Regel Lehrstühlen oder Abteilungen, repräsentiert werden. Eine weitere Eigenschaft einer Hochschule ist der hohe Fluktuationsanteil insbesondere bei dem wissenschaftlichen Personal.

Bei diesen strukturellen Vorgaben ist es nicht immer leicht und im allgemeinen mit einem hohen Verwaltungsaufwand verbunden, wenn es darum geht, hochschulglobalen Aufgaben und Verpflichtungen nachzukommen wie z. B. der Erstellung von Vorlesungs-, Personen- und Einrichtungsverzeichnissen, Übersichten von Forschungsaktivitäten, etc. Welche Hochschule besitzt ein tatsächlich aktuelles Telefonverzeichnis?

Wie werden diese Probleme heute im allgemeinen gelöst? Eine Flut von Formularen wird hin- und hergeschickt, meistens auch noch mehrstufig mit Korrekturphasen. Der personelle Aufwand ist erheblich und der zeitliche Vorlauf häufig so groß, daß zum Veröffentlichungszeitpunkt die Informationen schon wieder veraltet und/oder mit Pseudoinformationen wie NN, Siehe Aushang, nach Vereinbarung, etc. aufgefüllt sind.

Mehr denn je stehen Hochschulen heute im Wettbewerb, es geht einerseits darum seinen ,,Kunden`` ein zuverlässiges, aktuelles Informationsangebot anzubieten und andererseits sich im Internet attraktiv und in einer nachvollziehbaren Weise einheitlich, darzustellen.

Mit dem UnivIS können Sie die im erstgenannten Komplex aufgeführten Problemstellungen vollständig lösen. Für die Lösung der Internetpräsentation Ihrer Hochschule kann das System, bei konsequentem Einsatz, aufgrund seiner Exportschnittstellen, einen wesentlichen Beitrag liefern, denn: Sämtliche Daten im Web mit einem hohen Aktualisierungsbedarf werden genau an einer Stelle gepflegt, nämlich im UnivIS. Die Pflege kann von Personen durchgeführt werden, die über keine detaillierten Webkenntnisse verfügen müssen.

Betriebsphilosophie

Jedem Datenerfassungs- und Verwaltungssystem liegt eine von den Entwicklern intendierte Benutzungsphiolosophie zugrunde, der ein Benutzer folgen sollte, wenn er den optimalen Nutzen durch das System erzielen möchte. Dies trifft in besonderem Maße auf das UnivIS zu. Sie werden feststellen, daß sich grundsätzlich im eigentlichen Arbeitsablauf (Workflow) nicht sehr viel geändert hat und wir im wesentlichen statt Papier das Netz als Medium nutzen. Was sich mit Einführung des Systems ändert, ist die gestärkte Eigenverantwortung, die weitgefächerte Nutzung der Daten, die vereinfachte Pflege (vieles machen Sie nur einmal und nicht jedes Semester aufs neue). Gestärkte Eigenverantwortung setzt aber auch konstruktives Verhalten im Gesamtsystem ,,UnivIS und Hochschule`` voraus, wenn das globale Ziel erreicht werden soll. Eine zentrale Steuerungs- bzw. Koordinierungskomponente im System unterstützt diese Strategie.

• Die Erfassung und Pflege der Daten erfolgt dort, wo sie anfallen, bei den Lehrstühlen, den Instituten, den Fakultäten und last but not least in den Verwaltungsreferaten der zentralen Verwaltungsorganisationen. Dieses Vorgehen wird durch ein, der Hochschulstruktur folgendes, Sicherheits- und Zugriffssystem unterstützt. Konsequenz dieser Vorgehensweise ist die Delegation der Verantwortung für die Richtigkeit der Daten. Man ist also ,,selbst Schuld``, wenn etwas nicht korrekt wiedergegeben wird.

• Jedes Datum wird nur einmal erfaßt und zentral gespeichert; dadurch ergeben sich eine erleichterte Pflege und keine inkonsistenten Daten.
  • So existiert z.B. der Datensatz einer Person nur einmal, gleichgültig in welcher Verbindung diese Personen in den verschiedenen Verzeichnissen oder in lehrstuhlspezifischen Webseiten auftauchen oder
  • der Datensatz einer Vorlesung existiert nur einmal, gleichgültig wie häufig sie im Vorlesungsverzeichnis erscheint.
• Zentrale Ressourcen (meistens: zentral verwaltete Räume) lassen sich über Hochschulgrenzen hinweg nur schwer in einer einheitlichen Weise verwalten. Jede Hochschule hat ihre gewachsenen Strukturen. Aus diesem Grunde bietet das UnivIS hier zwar weitreichende Unterstützung, aber keine bindenden Vorgaben an.

  Grundlage unseres Systems in diesem Teilbereich ist die Institution eines Raumverwalters, die in der Regel an jeder Hochschule gegeben ist. Der jeweils zuständige Raumverwalter wird Ihnen in jeder Raumbelegungsseite angezeigt. Dieser Raumverwalter gibt letztendlich die Strategie der Raumbelegung vor. Nach unseren Erfahrungen an verschiedenen Hochschulen hat sich folgende, eher liberale, Vorgehensweise bewährt, die auf die Kompetenz und das konstruktive Verhalten der Beteiligten setzt:

  • Bis zu einem bestimmten Zeitpunkt dürfen Regelveranstaltungen aus dem letzten entsprechenden Semester ohne Rücksprache mit dem Raumverantwortlichen in das neue Semester mit gleichem Raum und gleicher Zeit übernommen werden. Je nach Varianz im Lehrangebot dürften damit, in einem ,,eingeschwungenen System``, schon 70 bis 90% aller Belegungsfälle gelöst sein. Darüberhinaus unterstützt dieses Verfahren die überschneidungsfreie Studierbarkeit der Fächer, wenn es einmal gelungen ist, eine konfliktfreie Lösung zu finden.
  • Die restlichen Termine werden dann mit Hilfe der Raumverwalter einvernehmlich vergeben. Auch hier kann man so vorgehen, daß man die Belegung der Räume als Wunsch interpretiert, also von dem Datenpfleger vornehmen läßt. Im Konfliktfall bekommt er eine Warnung, daß der Termin bereits vergeben ist. Da er auch mitgeteilt bekommt durch wen, lösen sich viele Konflikte bereits bilateral. Ist der Raum frei, fehlt nur noch die Zustimmung des Raumverwalters, z.B. durch eine kurze e-mail-Anfrage bzw. Nachricht.
• Das Rechte- und Schutzsystem orientiert sich an der Verwaltungsstruktur der Hochschule. So wird die Mehrzahl der schreibberechtigten Benutzer nur in ihrem eigenen Bereich z. B. des Lehrstuhls eine Schreibberechtigung besitzen. Analog zur Hochschulstruktur wird es auch eine Hierachie von Systemverantwortlichen geben, die administrativ für ein Institut, einen Fachbereich oder auch für die gesamte Hochschule tätig sind. Entsprechend kann man Schreibrechte, ggf. verbunden mit dem Recht der Benutzeradministration, einräumen. Der einzelne registrierte Benutzer wiederum findet gemäß seiner eigenen Rechte und Wünsche genau das Umfeld in seinen PopUp-Menüs vor, das er zu einer effizienten Datenpflege benötigt, wie z. b. die Dozenten der Lehrveranstaltungen, die zur Eingabe anstehen oder die Raumliste der Räume, die er in der Regel belegt. Darüber hinaus kann ein Benutzer aus einer Vielzahl von Darstellungsmöglichkeiten seine eigene Standarddarstellung wählen. Eine sinnvolle Vorbesetzung ist natürlich voreingestellt.

• Weitere Strukturierungselemente sind
  • der Überschriftenbaum, der im Vorlesungsverzeichnis den Einsortierungsort für die Lehrveranstaltungen vorgibt. Diese Überschriftenbäume sind individuell an Studienrichtungen und Studienordnungen anpaßbar. Im Sinne einer einheitlichen Darstellung ist es natürlich von Nutzen, gleiches auch gleich darzustellen. Eine kritische Durchsicht des bestehenden Vorlesungsverzeichnisses - etwa von den Studienberatern - vor Einführung des neuen Systems, kann später viel Nachbesserungsaufwand einsparen.
  • die Institutionengliederung erlaubt es, die interne Struktur der Institutionen (Fachbereich, Institut, Lehrstuhl, etc.) individuell zu gestalten. Dieser Mechanismus dient u. a. dazu, einzelne Personen in beliebig vielen verschiedenen ,,Funktionen`` darzustellen, z. B. einen Professor als Lehrstuhlinhaber, Dekan und Mitglied des Senats, ohne dafür mehrere Personendatensätze anlegen zu müssen.

Betriebsmerkmale

Im folgenden eine Aufzählung der wichtigsten Betriebsmerkmale des UnivIS:

• Ein Verlust von Datensätzen ist bei Fehlersituationen nicht möglich, nur die gerade in Bearbeitung befindlichen Änderungen können verloren gehen.
• Trotz der erheblichen ,,Variantenvielfalt``, bedingt durch die unterschiedlichsten spezifischen Anforderungen der verschiedenen Fachrichtungen einer Hochschule, ist es gelungen, die Eingabeformulare ,,selbsterklärend`` zu halten, sofern man mit den Strukturen der einzugebenden Daten vertraut ist. Dies wurde durch ein ,,need-to-know`` Prinzip realisiert: Jede(r) Bearbeiter(in) sieht nur die Bedienelemente und Eingabefelder, die für sie/ihn relevant sind.
• UnivIS stellt, im Rahmen seiner Funktionalität, eine einheitliche Präsentationsform der Hochschule im Internet sicher.
• Das Erstellen von gedruckten Verzeichnissen ist stichtagsbezogen möglich. Vorlesungsverzeichnis, Personen- und Einrichtungsverzeichnis, kommentierte Vorlesungsverzeichnisse, etc;
• Weitergehende Hinweise, aus dem UnivIS heraus, sind durch einfache Angaben von WWW-Links möglich. (z.B. wo findet der Student die Skripten zu einer Vorlesung; Verweise auf Homepages von Lehrpersonen, etc.)
• Ein wohldefiniertes Interface ermöglicht es, UnivIS-Daten in eigene WWW-Seiten zu integrieren. (die Aktualität bleibt erhalten!)
• Semesterweise wiederkehrende Datensätze können in neue Semester übernommen und dort aktualisiert werden. Diese Vorgehensweise erzeugt auf einfache Weise ,,eingeschwungene`` Zustände bei Raumbelegungen und Stundenplänen.
• Es werden keinerlei Anforderungen an die elektronischen Eingabesysteme gestellt. Einzige Voraussetzung ist die Verfügbarkeit eines WWW-Browsers. Das bedeutet, daß dezentral keinerlei zusätzlicher Installations- oder SW-Pflegeaufwand entsteht.
• Dieses System ist vollständig lizenzfrei gegenüber Dritten. Das zugrundeliegende objektorientierte Datenbanksystem trägt den spezifischen Anforderungen des Systems Rechnung und ist deshalb außerordentlich effizient. Die Netzbelastung ist gering.
• Das System ist außerordentlich robust. Der ständige Test von potentiell mehr als 100.000 Benutzern läßt keinen Implementierungsfehler unaufgedeckt. Der rein betriebliche Aufwand ist sehr gering.
• Belange des Datenschutzes werden berücksichtigt.
• Eine Verknüpfung mit zentralen Personalverwaltungssystemen (z. B. DiaPers) ist aus ,,betriebsphilosophischen``, verwaltungstechnischen und last but not least datenschutzrechtlichen Gründen nicht vorgesehen.

Typische Vorgehensweise bei der Ersteinrichtung des Systems

Im allgemeinen wird mit dem Wunsch der Erstellung des Vorlesungsverzeichnisses begonnen. (Grundsätzlich ist auch ein Beginn mit den Forschungsberichten denkbar.) Vorbereitend wurde für Sie bereits die Struktur der Hochschule, sowie in Zusammenarbeit mit den entsprechenden Beauftragten Ihrer Hochschule der Überschriftenbaum konfiguriert. Sie befinden sich also von Anfang an in einem vertrauten Umfeld. Darüberhinaus haben wir für die Gliederung der Institutionen eine Standardgliederung vorgegeben, die Sie später Ihren Vorstellungen anpassen können.

Wenn Sie eine Lehrveranstaltung eingeben wollen, benötigen Sie die Liste der Dozentennamen und die Liste der Räume, die für Sie relevant sind. Aus diesem Grund ist es sinnvoll, zunächst mit der Eingabe der Dozenten im Personenverwaltungsmodul zu beginnen. Das gleiche gilt für die Raumverwaltung, wobei die zentral verwalteten Räume bereits vorgegeben sind. Sie brauchen hier nur noch die fehlenden, dezentral verwalteten, Räume anzulegen, über die Sie verfügen dürfen. Hierzu gibt es sicherlich in Ihrem Umfeld Spielregeln.

Wenn das erledigt ist, wird mit dem Eintragen der Lehrveranstaltungen begonnen, wobei man selbstverständlich leicht zwischen den Moduln hin- und herwechseln kann, wenn man etwas vergessen haben sollte, bzw. man etwas ändern möchte.

Der dann nächste Schritt ist die Überarbeitung der Gliederung Ihrer Institution und das Auffüllen der Personendatenbank mit dem nichtlehrenden Personal. Wenn Sie dieses möglichst vollständig erledigt haben, stehen Ihnen bereits folgende Verzeichnisse zur Verfügung:

• Vorlesungsverzeichnis, auch kommentiert; ECTS-fähig
• Individuelle Darstellung von Stundenplänen/Studienplänen
• Raumbelegungsverzeichnis
• Personen- und Einrichtungsverzeichnis
• Telefon-, Fax- und E-Mail-Verzeichnis

Voraussetzungen für die Benutzung des Systems

Wir verwenden in unserer Terminologie drei Bezeichnungen für die verschiedenen Benutzergruppen:

• Anonyme Benutzer, sind die Benutzer, die das System als ,,Auskunftssystem`` benutzen. Dies ist für jedermann, mit einen Zugang zum Internet, möglich.
• Registrierte Benutzer sind Benutzer mit Schreibrechten, die die eigentliche Datenpflege durchführen. Sie benötigen einen Benutzereintrag im UnivIS, der mit einem Passwort geschützt ist.
• Administratoren sind die Benutzer, die in der Regel globalere Schreibrechte besitzen und die die Benutzerverwaltung für die registrierten Benutzer durchführen. Sie sind auch die Stelle, an die man sich (per e-mail) als erstes wendet, wenn man glaubt, daß irgendetwas nicht korrekt funktioniert.

Aufbau und Funktion des Systems

Im Unterschied zu Standardprogrammen, die Sie lokal auf Ihrem Rechner starten, läuft das eigentliche UnivIS-System auf einem zentralen Rechner (UnivIS-Server). Sie treten mit dem System über Ihren WWW-Browser in Kontakt, wobei beliebig viele Personen gleichzeitig auf das System zugreifen können.

Ähnlich dem konventionellen Verfahren, bei dem Sie Papierformulare ausgefüllt haben, schickt Ihnen der UnivIS-Server über das Internet Formulare zu, die in Ihrem Browser angezeigt werden. Wenn Sie das elektronische Formular ausgefüllt haben, schicken Sie es wieder an den zentralen Server zurück, wo dann Ihre Daten, soweit möglich, auf Korrektheit überprüft und in die Datenbank übernommen werden. Von diesem Zeitpunkt an sind Ihre Daten global verfügbar. Obwohl Sie die Daten jederzeit wieder ändern können, sollten Sie daher bereits bei der Ersteingabe auf Korrektheit Ihrer Daten achten!

Bis zu einem bestimmten Stichtag müssen die Daten vollständig von Ihnen eingegeben worden sein, da sie dann für die Erstellung der gedruckten Verzeichnisse abgezogen werden. Diese Stichtage werden allen registrierten Benutzern geeignet mitgeteilt. Außerdem werden sie zusätzlich im Hauptmenü des UnivIS bekanntgegeben.

Hochschulstruktur und Schreibrechte

Das UnivIS geht von einer maximal dreistufigen, baumartigen Gliederung der Hochschule aus, die zum größten Teil von ihrem Organisationsbescheid abgeleitet ist. Von der Wurzel des Baumes ausgehend befinden sich auf der ersten Ebene die Fakultäten/Fachbereiche und andere zentrale Einrichtungen wie z.B. die Hochschulleitung oder die Hochschulverwaltung. Auf der zweiten Ebene befinden sich die Bereiche, z.B. die Institute, falls es sich bei der übergeordneten Einrichtung um eine Fakultät/Fachbereich handelt, oder z.B. die (Zentral)abteilungen der Hochschulverwaltung. Die ,,Blätter`` des Baumes auf der dritten Ebene bilden die Teilbereiche wie z.B. Lehrstühle oder Referate (s. Abb. 1.1). Bei der Struktur von Fachhochschulen fehlt oft die zweite Ebene.

Im weiteren werden wir in diesem Benutzerhandbuch - als den allgemeineren Fall - immer von einer dreistufigen Hierarchie ausgehen. Wer, davon abweichend, an seiner Hochschule eine zweistufige Hierarchie vorfindet. dürfte trotzdem keine Verständnisprobleme haben.

  

Abbildung 1.1: Dreistufige Hochschulsstruktur

Die im UnivIS erfaßten Lehrveranstaltungs-, Personen-, Institutions- und Raumdaten sind unter der entsprechenden Einrichtung auf der untersten Ebene in den Blättern des Strukturbaumes abgelegt. So werden Lehrveranstaltungen des Lehrstuhls für Sensorik im UnivIS unter dem zum Teilbereich ,,Lehrstuhl für Sensorik`` gehörenden Blatt gespeichert, Personendaten von Mitarbeitern des Referates Z/1 der Hochschulverwaltung dagegen im Blatt ,,Referat Z/1``.

Die Daten der im UnivIS registrierten Benutzer werden ebenfalls in einem Blatt der maximal dreistufigen Hierarchie abgelegt, d.h. die Benutzerdaten von Mitarbeitern des Sensorik-Lehrstuhls sind ebenfalls im Blatt ,,Lehrstuhl für Sensorik`` gespeichert.

Um die in einem Blatt des Strukturbaumes gesammelten Daten vor unberechtigten Schreibzugriffen durch andere Benutzer zu schützen beinhaltet UnivIS ein umfangreiches Rechteüberprüfungssystem, das wie folgt aufgebaut ist:

Jeder registrierte UnivIS-Benutzer erhält bei der Einrichtung seines Zugangs durch den Systemadministrator lediglich Schreibrechte auf diejenigen Teile des Strukturbaums, die er zur Erledigung seiner Arbeiten benötigt. Ein Lehrstuhlmitarbeiter wird zumeist nur Schreibrechte auf seinen eigenen Lehrstuhl auf der untersten Ebene (Teilbereich) besitzen. Er ist damit in der Lage, die UnivIS-Daten dieses Lehrstuhls zu verändern. Auf die Daten anderer Lehrstühle, Institute oder Fakultäten kann dieser Benutzer hingegen nur lesend zugreifen. Eine Institutssekretärin, die häufig Daten sämtlicher zum Institut gehörigen Lehrstühle modifizieren muß, erhält hingegen Schreibrechte auf den dem Institut entsprechenden Knoten auf Bereichsebene. Mit diesem Recht ausgestattet, kann sie nun auf die Daten des Instituts sowie der untergeordneten Lehrstühle schreibend zugreifen. Den Mitarbeitern einer Fakultäts-/Fachbereichsverwaltung werden üblicherweise Schreibrechte auf die/den gesamte(n) Fakultät/Fachbereich erteilt, so daß sie Daten sämtlicher Bereiche (Institute) und Teilbereiche (Lehrstühle) ihrer eigenen, nicht aber anderer Fakultäten/Fachbereiche bearbeiten können. Die Systemadministratoren dürfen sogar auf den gesamten Strukturbaum schreiben, und sind damit in der Lage, Änderungen an der Hochschulstruktur durchzuführen, wie dies z.B. bei der Einrichtung eines neuen Lehrstuhls notwendig ist. Die individuelle Vergabe von Schreibrechten an registrierte Benutzer garantiert somit, daß nur ein eingeschränkter Kreis von Berechtigten die Daten einer Einrichtung modifizieren kann.