Bedienung des UnivIS

Im nachfolgenden wird auf die Bedienung der einzelnen Teilfunktionen des UnivIS eingegangen, wobei die jeweiligen Formulare im Rahmen eines typischen Arbeitsablaufes vorgestellt werden. Dabei beschränkt sich die Erläuterung zunächst auf die Bereiche, die Ihnen als registrieter Benutzer, der für die Eingabe der Daten einer einzelnen Institution zuständig ist, zugänglich sind. Darüber hinaus gibt es weitere Funktionen für die Administration des Systems (s. Abschn. 10.4.6).

Starten und Anmelden beim UnivIS

Nachdem Sie sich auf Ihrem Rechner ordnungsgemäß angemeldet und den für das UnivIS notwendigen WWW-Browser gestartet haben, müssen Sie ihm die folgende Adresse angeben:

http://univis.ihre-hochschule.de

Es handelt sich dabei um eine sogenannte URL (Uniform Resource Locator) d.h. einer Adresse im World-Wide-Web. Natürlich ist der Zugang auch über einen bereits vorbereiteten Link z.B. über die Hompage Ihrer Hochschule möglich.

  

Abbildung 2.1: UnivIS Startseite

  

Abbildung 2.2: UnivIS Benutzer-Authentifizierung

Danach erscheint die in Abb. 2.1 gezeigte Begrüßungsseite des UnivIS auf Ihrem Bildschirm.

Sobald Sie den Knopf gedrückt haben, werden Sie -- wie in Abb. 2.2 gezeigt -- nach Ihrem Benutzernamen und Ihrem Passwort gefragt, das Sie vom Systemadministrator erhalten haben.

Das Paßwort wird beim Eintippen nicht im Klartext dargestellt, sondern jedes Zeichen wird durch einen Platzhalter -- z.B. einen Stern ersetzt -- um ein Ausspähen zu verhindern. Dieser Benutzereintrag, der Sie zum Eintragen und Bearbeiten von Datensätzen berechtigt, legt Ihre Rechte und Ihre Standardumgebung fest. Zu dieser Umgebung gehören z.B. die Zugehörigkeit zu einem Teilbereich (Lehrstuhl) und einem Bereich (Institut) einer Fakultät sowie ein Angebot von Daten, die Ihnen das Eingeben neuer Lehrveranstaltungen erleichtern sollen.

Nach der erfolgreichen Anmeldung erscheint das Hauptmenü vom UnivIS (s. Abb. 2.3).

  

Abbildung: UnivIS Hauptmenü

Das Hauptmenü ist in drei logische Gruppen unterteilt. Die erste Gruppe bilden die Verwaltungsmodule. Ein Klick auf einen der Knöpfe führt Sie zu weiteren Seiten, in denen Sie die entsprechenden Daten eingeben bzw. aktualisieren können.

Die zweite Gruppe des Hauptmenüs ermöglicht Ihnen, Ihre persönlichen Einstellungen anzupassen. In der Dozentenlisten- und Raumlistenverwaltung legen Sie fest, welche Lehrpersonen und Räume bei der Erfassung von Lehrveranstaltungen angezeigt werden. Diese werden Ihnen dann immer zur Auswahl in entsprechenden Popup-Menüs angeboten, wenn sie Lehrveranstaltungen eintragen wollen (s.a. Kap. 7.1 u. 7.2).

Mit dem Knopf können Sie das Paßwort ändern, mit dem Sie sich beim System authentifizieren. Ihr Paßwort sollte hinreichend komplex sein, damit es nicht ohne Probleme von einer anderen Person erraten werden kann. Wir empfehlen die Verwendung von Sonderzeichen, z.B. Satzzeichen oder das ,,Einstreuen`` von Ziffern in das Paßwort. Da Sie vom UnivIS-Systemadministrator nur einen allgemeinen Paßworteintrag erhalten haben, ist es unbedingt erforderlich sofort nach dem ersten Starten von UnivIS, diesen in ein persönliches Paßwort umzuändern (s.a. Kap. 7.4).

Mit der Funktion können Sie die Voreinstellungen des Sytems an Ihre persönlichen Bedürfnisse anpassen (s.a. Kap. 7.3).

Die dritte Gruppe von Knöpfen führt zu den im anonymen Zugang angebotenen Informationsverzeichnissen. Die Punkte und leiten Sie direkt zum Vorlesungsverzeichnis bzw. Personen- und Einrichtungsverzeichnis. Dasselbe gilt für die Punkte und .

   
Verbindung zwischen den Verwaltungsmodulen

Wie bereits im Hauptmenü zu erkennen ist, besteht das UnivIS aus einer Reihe von Verwaltungsmodulen für die Eingabe und Pflege von Lehrveranstaltungen, Personen, Räumen, Institutionen, Überschriften (nicht bei allen registrierten Benutzern vorhanden!), Kalendereinträgen, etc. Mit Ihren Schreibrechten sind Sie berechtigt, die Daten Ihrer eigenen Institution (Lehrstuhl) zu verändern, es sei denn, Sie besitzen erweiterte Rechte (z.B. als Raumverwalter, für den Import von Lehrveranstaltungen, für die Institutionenverwaltung). Aus diesem Grund werden Ihnen standardmäßig beim Eintritt in ein Verwaltungsmodul auch nur die Daten der eigenen Einrichtung angezeigt.

Sie können aber auch die Daten anderer Institutionen einsehen, ohne sie jedoch verändern zu können. Zu diesem Zweck werden Ihnen, nachdem Sie einen der Verwaltungsmodule ausgewählt haben, auf der dann erscheinenden Auswahlseite im oberen Bereich drei Menüzeilen angezeigt (s. Abb. 2.4). Die drei Zeilen ergeben sich durch die dreistufige Hochschulstruktur und ermöglichen eine Navigation durch dieselbe. Die oberste Zeile zeigt jeweils die aktuell gewählte Fakultät (Ebene 1), die zweite Zeile (Ebene 2) den aktuellen Bereich, die dritte Zeile (Ebene 3) den Teilbereich an, dessen Daten gerade vom Programm angezeigt werden. Die vorangestellten Worte ,,Fakultät``, ,,Bereich`` und ,,Teilbereich`` können angeklickt werden, um eine andere Auswahl zu treffen. So führt ein Druck auf ,,Fakultät:`` zu einer Liste aller Institutionen der Hochschule auf Fakultäts-/Fachbereichsebene, nach dem Anklicken des Hyperlinks ,,Bereich:`` erscheint eine Auswahl aller Bereiche unterhalb der/des aktuellen Fakultät/Fachbereichs, und schließlich führt das Anwählen des Links ,,Teilbereich`` zu einer Aufzählung aller Einrichtungen, die im Strukturbaum unterhalb der/des aktuellen Fakultät/Fachbereichs und des aktuellen Bereichs eingeordnet sind.

  

Abbildung 2.4: Auswahl der aktuellen Einrichtung

Auch die folgenden drei Punkte erscheinen auf vielen Auswahlseiten in identischer Form:

• Wenn Sie das Wort ,,Informationssystem`` in der Titelzeile anklicken, kommen Sie zurück zur UnivIS-Startseite.

• Der Punkt ,,Ihre-Hochschule`` bringt Sie zu den Seiten der Hochschule im World-Wide-Web.

• Die Semesterbezeichung bringt Sie zu den vorangegangenen bzw. zukünftigen Semestern, sofern sie bereits angelegt sind.

Im unteren Bereich wird Ihnen die in Abb. 2.5 gezeigte Menüzeile angeboten, die Sie direkt zum Hauptmenü bzw. zu den anderen Verwaltungsmodulen sowie zu den Seiten, mit denen sie Ihre Benutzerumgebung anpassen können, bringt.

  

Abbildung: UnivIS Fußzeile

Folgendes ist bei der Dateneingabe bitte unbedingt zu beachten: Es gibt für alle wichtigen Funktionen eigene UnivIS-Befehlsknöpfe wie z.B. , , oder . Diese Befehlsknöpfe sind im unteren Bereich der Eingabemasken zu finden und sind ausschließlich zur Durchführung von Aktionen zu benutzen. Nur wenn keine UnivIS-Befehlsknöpfe vorhanden sind, können Sie die Befehle ihres WWW-Browsers wie z.B. den bzw. -Knopf im oberen Teil ihres Bildschirms verwenden. Ansonsten stellen sich unerwünschte Nebeneffekte wie z.B. eine Verdoppelung des Datensatzes ein.

Innerhalb der UnivIS-Eingabemasken gelangen Sie mittels der Tabulatortaste oder durch Mausklick von einem Feld zum nächsten.

Wechsel in andere Semester

Mit UnivIS ist der Benutzer in der Lage, mehrere Semester gleichzeitig zu bearbeiten, z.B. kann die Erfassung des nächsten Semesters parallel zu Änderungen von Daten des gerade laufenden Semesters erfolgen. Das momentan eingestellte Semester wird auf jeder Seite in der rechten oberen Ecke angezeigt. In der Grundeinstellung befindet man sich im aktuell zu erfassenden Semester. Der Wechsel in ein anderes Semester kann im Hauptmenü oder auf einer Auswahlseite vorgenommen werden. Hierzu klickt man auf das angezeigte Semester und erhält eine Liste der verfügbaren Semester (s. Abb. 2.6), in welcher man den gewünschten Eintrag anwählt.

  

Abbildung 2.6: UnivIS-Semesterauswahl