Personenverwaltung

Bei der Auswahl der Personenverwaltung aus dem Hauptmenü erscheint eine Auswahlseite mit allen bisher registrierten Personen der aktuellen Institution (s. Abb. 5.1).

  

Abbildung 5.1: Auswahl einer Person

Neue Personen erfassen

  

Abbildung 5.2: Anlegen einer Person

Wenn Sie den Punkt anwählen, wird Ihnen ein Formular angezeigt, in das Sie Personendaten eintragen können. Einen Ausschnitt dieses Formulars zeigt Abbildung 5.2.

Es gibt ein Pflichtfeld und zwar den Nachnamen der neu einzutragenden Person. Daneben können wie angezeigt, Vorname, Titel, eine spezielle Tätigkeit der Person im oberen Bereich des Formulars eingegeben werden.

Das Auswahlfeld ,,Lehrperson ja/nein`` dient zur Kennzeichnung von Personen, die Ihnen automatisch bei der Lehrveranstaltungserfassung als Lehrpersonen in Ihrem ,,persönlichen`` Popup-Menü angezeigt werden sollen. Neben dem Eintrag tatsächlicher Personen können Sie auch sogenannte ,,Pseudoeinträge`` vornehmen. Diese dienen zur Aufnahme von Bezeichnungen wie ,,Assistenten`` und ``Alle Dozenten der Informatik``. Damit stehen Ihnen diese Einträge bei der Lehrveranstaltungseingabe als Personen zur Verfügung, erscheinen aber nicht im Index des gedruckten Vorlesungsverzeichnisses!

Mit dem Auswahlfeld ,,Daten nach aussen sichtbar: ja/nein`` wird den Auflagen zur Wahrung des Datenschutzes Rechnung getragen. Die im folgenden geschilderten Vorgehensweisen und Bemerkungen gehen auf Empfehlungen des Landesdatenschutzbeauftragten in Bayern zurück.

Einige Bemerkungen zur Problematik:

• Grundsätzlich hat jeder das Recht sich zu weigern, seine persönliche Daten für eine Veröffentlichung freizugeben, wobei Juristen auch noch einen Qualitätsunterschied zwischen einer Veröffentlichung in einem gedruckten Verzeichnis und einem solchen im Internet sehen. Aus diesem Grund ist die Vorbesetzung auf ,,Nein`` eingestellt.

• Von einem wissenschaftlichen Mitarbeiter darf erwartet werden, daß eine Zustimmung kein Problem darstellt, da es im allgemeinen Teil seiner Dienstaufgaben ist ,,nach außen hin`` sichtbar zu sein.

• Anders sieht es im nichtwissenschaftlichen Bereich aus. Hier kann man sicherlich nicht grundsätzlich von den gleichen Voraussetzungen ausgehen.

Wie immer an Ihrer Hochschule die Richtlinien diesbezüglich aussehen, Sie als Datenadministrator müssen sich vorab schriftlich von jeder Person, die Sie ins UnivIS eintragen wollen, die Zustimmung geben lassen, es sei denn, dies ist schon bei anderer Gelegenheit geschehen. Entsprechende Formblätter werden durch die UnivIS-Administration Ihrer Hochschule geeignet bereit gehalten.

Bevor sich jemand für das ,,NEIN`` entscheidet, muß er folgendes wissen:

• Bei Personen, die Lehrveranstaltungen anbieten wird in jedem Fall im Vorlesungsverzeichnis der Nachname erscheinen.

• Im Personen- und Einrichtungsverzeichnis wird - wie in folgendem Beispiel gezeigt - lediglich die Telefonnummer angezeigt.
  
  $$\mbox{Daten nach aussen sichtbar = ja} \longrightarrow \mbox{Sekretariat: Musterfrau, Christine App. 1111}$$
  
  
  oder
  
  $$\mbox{Daten nach aussen sichtbar = nein:} \longrightarrow \mbox{Sekretariat: App. 1111}$$
  
  

• Die sonst erfaßten Daten sind nur für die registrierten UnivIS-Benutzer lesbar, also nur für Mitglieder der Hochschule. Der Datenschutz ist also gewährleistet.

• Es gibt im UnivIS kein abgestuftes Verfahren wie: Diese Informationen möchte ich veröffentlichen und diese nicht. Wenn man sich fuer ,,Ja`` entscheidet, so gilt dies für sämtliche erfaßten Daten.

• Es gibt auch - aus technischen Gründen - nicht die Möglichkeit, die Sichtbarkeit der Daten im anonymen Zugang auf das Intranet der Hochschule zu beschränken (WWW-Proxies!)

  Diese leider nicht behebbare Tatsache sollte aber nicht dazu führen, daß Dienstleistungsbereiche innerhalb der Hochschule die Chance nutzen, sich gegenüber ihrer ,,Kundschaft`` bedeckt zu halten, also nicht im Telefon- und E-mail-Verzeichnis zu erscheinen. Nach Kenntnisstand der Verfasser ist in diesem Umfeld eine Zustimmung des Betriebsrats in der Regel erforderlich.

In dem in Abbildung 5.3 gezeigten Bereich können sie die Dienstadresse der Person eintragen. Dies wird in den meisten Fällen die Institutsanschrift sein. Um die Eingabe zu erleichtern, können mit dem Knopf die Institutsdaten in die Eingabefelder übernommen und dann nachbearbeitet werden.

Darunter befindet sich der Befehlsknopf . Eine weitere Dienstanschrift einzutragen ist sinnvoll, wenn die betreffende Person an mehreren Orten dienstlich erreichbar sein will.

Abbildung 5.4 zeigt den untersten Bereich des Personendaten-Eingabeformulars. Hier können Sie der Person Funktionen zuweisen, wie z.B. wiss. Mitarbeiter oder Sekretariat, sofern diese Funktionen in der Institutionenverwaltung konfiguriert worden sind. Wenn die Person als Lehrperson gekennzeichnet worden ist, kann eine weitere Zuordnung z.B. als Lehrbeauftragter etc. wie Sie es aus der Lehrkörperliste des bisherigen Personen- und Einrichtungsverzeichnisses kennen, vorgenommen werden. Zusätzlich kann angegeben werden, ob eine Zweitmitgliedschaft in einer/m anderen Fakultät/Fachbereich besteht.

Wenn Sie zum ersten Mal Personen in das System eintragen, finden Sie hier eine Standardgliederung für Ihre Institution vorgegeben, die Sie übernehmen können. Häufig ist es jedoch so, daß die Eigenart der eigenen Institution weitere Gliederungsmerkmale als Funktionen erfordern. In diesem Fall sollten Sie zunächst in die Institutionenverwaltung gehen und um dort die für Sie sinnvolle Struktur anzulegen. (siehe Kap 12)

  

Abbildung: Zusätzliche Personendaten eingeben

  

Abbildung 5.4: Funktionen einer Person eingeben

Mit dem Knopf werden Ihre Daten im System gespeichert und Sie gelangen auf die Auswahlseite zurück, in der nun auch Ihre neue Person mitangezeigt wird.

Grundsätzlich ist zu beachten, dass alle Personen nur einmal im System eingetragen werden dürfen. Jedem Personeneintrag können beliebig viele Funktionen sowohl auf Lehrstuhlebene, Bereichsebene oder Fakultäts-/Fachbereichsebene zugewiesen werden, sofern in der Institutionenverwaltung diese Funktionen konfiguriert worden sind. Falls noch Funktionen benötigt werden oder nicht mehr benötigt werden, kann dies von den UnivIS-Nutzern mit Schreibrechten auf den Bereich bzw. die Fakultät/den Fachbereich geändert werden. Es ist auch möglich Personen einer anderen Fakultät/Fachbereich bzw. Institut oder Lehrstuhl einer Funktion zuzuweisen (siehe dazu Institutionenverwaltung). Nur in einigen wenigen Ausnahmefällen ist es erlaubt Personendaten zweimal aufzunehmen. Und zwar wenn ein Mitarbeiter bzw. eine Mitarbeiterin zwei völlig getrennte Arbeitsplätze hat. Also z.B. vormittags halbtagsbeschäftigt am Lehrstuhl x arbeitet und nachmittags am Lehrstuhl y. Alle anderen Fälle, die aus dem üblichen herausfallen, können mit der Zuweisung zu einer entsprechenden Funktion bzw. umgekehrt der Zuweisung einer Person zu einer Funktion abgebildet werden.

Personendaten anzeigen bzw. bearbeiten

Bei der Auswahl von Personen werden Ihnen in bekannter Weise alle Personen des aktuellen Lehrstuhls aufgelistet. Auch hier genügt es, wenn Sie die Zeile der gewünschten Person anklicken, um sich die Daten dieser Person anzeigen zu lassen. Sobald Sie aber wieder die Daten mehrerer Personen gleichzeitig anzeigen lassen wollen, müssen Sie diese wieder selektieren und den Knopf am unteren Rand der Seite betätigen. Sie können die Daten der angezeigten Personen ändern bzw. löschen. Beim Löschen wird dabei wieder eine zweite Bestätigung von Ihnen verlangt, um versehentliches Löschen zu verhindern.

Wenn Sie wählen, wird Ihnen das Formular mit den bisher eingegebenen Daten dieser Person angezeigt und Sie können diese modifizieren, wobei Sie Ihre gesamten Änderungen durch Druck auf wieder rückgängig machen können. Unabhängig von erfolgten Änderungen kommen sie ohne Speichern wieder zur Anzeigeseite zurück, wenn Sie betätigen. Das Formular wird mit den zu diesem Zeitpunkt eingetragenen Daten vom System abgespeichert, wenn Sie die Seite mit ,,Speichern`` verlassen.

Personen suchen

Wenn Sie die Daten einer Person sehen wollen, die nicht auf der Auswahlliste enthalten ist, dann können Sie diese Person über die Suchseite finden. Wählen Sie dazu den Punkt ,,Person suchen`` auf der Auswahlseite für Personen an. Die nachfolgend dargestellte Suchseite entspricht in ihrem Aufbau der Suchseite für Räume.

Oben befindet sich wieder die Spezifikation, in welchem Bereich - in der aktuellen Fakultät/im aktuellen Fachbereich, im aktuellen Teilbereich, usw. -- gesucht werden soll. Darunter werden Sie in vier Feldern nach Daten der zu suchenden Person gefragt, von denen Sie, wie gewohnt, eines oder mehrere ausfüllen können.

Auch hier genügt es, wenn Sie die Information bruchstückhaft angeben, wenn Sie etwa die Schreibweise eines Namens nicht genau wissen. So findet etwa die Suche nach ,,Meier`` im Feld ,,Nachname`` alle Personen im Suchbereich, die dieses Bruchstück in ihrem Nachnamen besitzen, d.h. gefunden werden Personen mit Nachnamen ,,Meier`` ebenso wie die Personen ,,Hintermeier`` oder ,,Meierhofer``. Entsprechendes gilt auch für die anderen Felder. Im unteren Bereiche wird noch abgefragt, ob Ihre Suchkriterien wieder mittels ,,und`` oder mittels ,,oder`` verknüpft werden sollen, wenn Sie die Suche mit ,,suchen`` abschicken.