Raumverwaltung

Die Raumverwaltung dient zunächst einmal dem Anlegen von Räumen und deren Beschreibung im UnivIS. Dieser Vorgang ist, bis auf die Ersteinrichtung des Systems, relativ selten. Außerdem sind zentrale Räume bereits vor der ersten Benutzung des Systems angelegt.

Eine weitere Aufgabe der Raumverwaltung ist die Darstellung der Raumattribute als Liste und die Darstellung der Belegungssituation der Räume.

Mit der Raumverwaltung wird nicht die Belegung der Räume vorgenommen, dies ist, wie Sie bereits wissen, Teil der Lehrveranstaltungssverwaltung (s. Kap. 4).

  

Abbildung: Raum auswählen

Wenn Sie im Hauptmenü den Punkt anklicken, gelangen Sie auf die in Abb. 6.1 dargestellte Seite.

Die fünf Menüpunkte dienen zur Auswahl von Funktionen der Raumverwaltung:

• Wenn Sie auf drücken, erhalten Sie ein Formular zur Erfassung eines neuen Raumes. Dieser, wie auch alle anderen Menüpunkte, die ein Eintragen, Löschen oder Verändern von Datensätzen zulassen, werden Ihnen selbstverstandlich nur dann angeboten, wenn Sie auch die Rechte für diese Operation haben!

• Der Punkt führt auf eine Suchseite, mit deren Hilfe Sie Räume nach verschiedenen Kriterien suchen können.

• Mit dem Knopf können Sie sich die Raumdaten der markierten Räume anzeigen lassen. Die Markierung erfolgt mit Hilfe der Auswahlknöpfe vor den Raumnamen. Alternativ können Sie auch auf einen in der Liste aufgeführten Raum klicken, worauf Ihnen die Daten dieses Raumes angezeigt werden. Wählen Sie in dem rechten Auswahlmenü aus Abb. 6.2) den Eintrag ,,aller angezeigten Räume`` aus, werden Ihnen, nach dem Betätigen von , die Daten sämtlicher Räume der Liste präsentiert.

• Anstatt den Anzeigemodus ,,Liste`` können Sie in dem linken Auswahlmenü aus Abb. 6.2 auch ,,Raumplan zeigen`` und ``Räume verschieben`` wählen, sofern Sie die nötigen Rechte dafür besitzen. Im ersten Fall werden Ihnen die Raumbelegungspläne für die ausgewählten Räume angezeigt. Der Anzeigemodus ``Räume verschieben,, wird nur dann benötigt, wenn es notwendig werden sollte, einen Raum in der Strukturhierarchie der Hochschule neu einzuordnen ohne diesen erst löschen und am neuen Ort neu anlegen zu müssen. Stellen Sie hierfür den Anzeigemodus ,,Räume verschieben`` ein. Durch anschließendes Betätigen des -Knopfes gelangen Sie auf die in Abb. 6.3 gezeigte Seite. Wählen Sie hier mit Hilfe der drei Zeilen ,,Fakultät``, ,,Bereich`` und ,,Teilbereich`` die Zielinstitution aus, in die der Raum verschoben werden soll. Drücken Sie anschließend , um die Verschiebung durchzuführen, oder , um ohne Räume zu verschieben zur Raumauswahl zurückzukehren.

  

Abbildung 6.2: Anzeigemodi

  

Abbildung: Verschieben von Räumen

Neue Räume erfassen

Einen neuen Raum sollten Sie nur dann erfassen, wenn Sie berechtigt sind, diesen Raum zu verwalten. Sollten Sie einen Raum belegen wollen, für dessen Raumverwaltung Sie nicht zuständig sind, der aber auch noch nicht eingetragen ist, setzen Sie sich bitte mit den Raumverantwortlichen in Verbindung und bitten Sie darum, dass dieser Raum eingetragen wird. Bevor Sie einen neuen Raum anlegen, sollten Sie sich unbedingt versichern, ob dieser Raum nicht schon eingetragen ist, z.B. mit Hilfe der Funktion! Falsch eingetragene Räume behindern die Raumplanung! Die zentral verwalteten Räume sind bereits alle im UnivIS eingetragen.

Erst dann tragen Sie mit der Funktion den Raum in dem Bereich ein, für den Sie die Schreibrechte besitzen. Der Raum wird dann als von diesem Teilbereich verwalteten Raum angelegt. Nach Drücken des Knopfes erhalten Sie das in Abb. 6.4 dargestellte Formular zur Erfassung des neuen Raumes. Im Gegensatz zu , das nur Ihre Formulareingaben löscht, bricht der Knopf die Erfassung des Raumes komplett ab, unabhängig davon, ob Sie bereits Daten in das Formular eingetragen haben oder nicht. Sie gelangen direkt zur vorherigen Auswahlseite zurück. Die von Ihnen eingetragenen Daten werden dabei nicht gespeichert.

  

Abbildung 6.4: Raum anlegen

Bestätigen Sie hingegen Ihre Eingaben mit , wird Ihr neuer Raum abgespeichert, wobei Ihre Daten soweit möglich auf Korrektheit überprüft werden. Sollte das Programm Fehler wie z.B. fehlende Felder oder falsche Feldformate entdecken, wird der Raum nicht abgespeichert. Stattdessen wird Ihnen das Formular mit einer Fehlermeldung zurückgeschickt. So ergibt etwa der Versuch, einen Raum mit fehlerhaften Daten abzuspeichern, die in Abb. 6.5 gezeigte Fehlermeldung. Das System moniert, daß das Pflichtfeld ,,Kurzbezeichnung`` nicht ausgefüllt, sowie im Feld ,,Fassungsvermögen`` keine Zahl, sondern eine Buchstabenfolge angegeben wurde. Sie können in diesem Fall Ihr Formular berichtigen bzw. ergänzen und anschliessend erneut speichern.

  

Abbildung 6.5: Fehlerhafte Eingaben beim Anlegen eines neuen Raumes

In dem Formular für neue Räume sind die folgenden beiden Felder unbedingt anzugeben:

• Kurzbezeichnung, wie etwa H1, H2 usw. für Hörsäle. Mit dieser Bezeichnung erscheint der Raum im gedruckten Vorlesungsverzeichnis.

• Bezeichnung, wie etwa ,,Hörsaal der Technischen Fakultät`` o.ä. zur genaueren Spezifikation des Raums.

• Raumverantwortlicher, die Person, welche die Belegung des Raumes koordiniert (s.u).

Zusätzlich existieren Felder für die Adresse des Raums, eine ergänzende Beschreibung sowie Angaben über das Fassungsvermögen. Desweiteren können Sie die Ausstattungsmerkmale des Raumes durch Anklicken der entsprechenden Knöpfe angeben. Diese Knöpfe erscheinen ebenfalls im Formular zur Raumsuche.

Im Feld ,,Raumverantwortlicher`` müssen sie den Namen derjenigen Person eingeben, die die Belegung dieses Raums koordiniert. Telefonnummer und E-Mail-Adresse werden direkt dem UnivIS-Eintrag der jeweiligen Person entnommen. Sollte der Raum von mehreren Verantwortlichen verwaltet werden, können sie mit dem Knopf weitere Felder erzeugen. Im Feld ,,URL`` kann eine WWW-Adresse angegeben werden, unter der weitere Information über den Raum, wie etwa Anfahrtsskizzen o.ä. zu finden sind.

Das System meldet beim Abspeichern nicht nur falsche oder fehlende Felder im Formular, sondern versucht auch, Mehrfacheintragungen zu verhindern. So erhalten Sie eine Warnung, wenn Sie versuchen einen Raum mit identischer Kurzbezeichnung zu speichern. Sie haben zwar die Möglichkeit den Raum dennoch unter dieser Bezeichnung zu speichern, oder abzubrechen und wieder auf die Auswahlseite zurückzukehren. Wenn Sie sich für das Abspeichern entscheiden, wird ein weiterer Datensatz angelegt. Es wird also nicht der Datensatz des anderen bestehenden Raums mit gleicher Kurzbezeichnung überschrieben. Dieses solllten Sie nur tun, wenn tatsächlich zwei verschiedene Räume mit identischer Kurzbezeichnung existieren. Anhand der bei der Warnung angegebenen Raumdaten sollten es Ihnen möglich sein zu entscheiden, ob es sich bei dem anderen Raum um denselben handelt wie der, den Sie zu speichern versuchten oder um einen anderen Raum, der zufällig dasselbe Raumkürzel hat.

Raumdaten anzeigen

Wenn Sie im Auswahlmenü einen Raum direkt anklicken bzw. in der Auswahl mehrere Räume markieren, indem Sie die davorstehenden Knöpfe drücken und anschliessend den Punkt ,,Raum anzeigen`` wählen, werden ihnen die Daten dieser Räume angezeigt. Die Räume erscheinen dabei, durch eine horizontale Linie voneinander getrennt, hintereinander im Ihnen zusandten Dokument. Abhängig von Ihren Rechten erscheinen, wie in der Abbildung gezeigt, zusätzlich zur Rauminformation noch Auswahlknöpfe zum Ändern und Löschen der jeweiligen Raumdaten. Für jeden Raum haben Sie aber immer die Möglichkeit, sich einen Raumplan anzeigen zu lassen.

Wenn Sie einen Raum löschen möchten, klicken Sie auf den Knopf . Um das versehentliche Löschen von Räumen zu verhindern, werden Sie erneut um eine Bestätigung für den Löschauftrag gebeten. Anschliessend kehrt das Programm zur Raumanzeige, bzw., falls es sich um den einzigen angezeigten Raum gehandelt haben sollte, zur Raumauswahl zurück.

Raumbelegungspläne anzeigen

Ähnlich der Anzeige der Raumdaten können Sie sich hier ebenfalls Belegungspläne für mehrere Räume gleichzeitig anzeigen lassen, indem Sie diese auf der Auswahlseite markieren. Alternativ können Sie auch den Belegungsplan für einen Raum auf der Seite für die Anzeige von Raumdaten anwählen. Abbildung 6.6 zeigt einen Ausschnitt aus einem Belegungsplan für den Hörsaal H4.

  

Abbildung: Raumplan Hörsaal H4

Der Belegungsplan zeigt diejenigen Lehrveranstaltungen an, die in diesem Raum stattfinden sollen. Sollten mehrere Lehrveranstaltungen den Raum zur selben Zeit belegt haben, werden alle im Raumplan angezeigt und Überschneidungen im unteren Bereich gemeldet. Zusätzlich zu Lehrveranstaltungstiteln kann der Belegungsplan auch mit Dozentennamen und/oder Zeitangaben angezeigt werden. Die einzelnen Einträge stellen aber immer Verweise auf die Lehrveranstaltung dar. Das bedeutet, dass ein Klick auf einen dieser Einträge genügt, um sich die Daten dieser Lehrveranstaltung anzeigen zu lassen und ggf. zu ändern. Für die Raumpläne wie auch für alle anderen Seiten, die keine Eingabefelder enthalten, gilt, dass Sie sich jederzeit davon auch Ausdrucke generieren lassen können. Hierfür existieren verschiedene Möglichkeiten: Zum einen können Sie den Raumplan über Ihren WWW-Browser ausdrucken. Dazu sollten Sie als erstes in dem in Abb. 6.6 gezeigen Auswahlmenü den Punkt ``als Druckbares HTML,, auswählen und auf drücken. Sie sehen den Raumplan nun ohne die Hypertextelemente wie z.B. die Befehlsknöpfe oder Unterstreichungen. Im Kopfbereich oder in einem der Menüs des Browsers existiert ein Eintrag ,,Drucken`` oder ,,Print``. Benutzen Sie die Druckoption des WWW-Browsers, werden die Raupläne so ausgedruckt, wie sie der Browser formatiert hat. Sie müssen in diesem Fall die vom Browser vorgegebene, feste Formatierung akzeptieren. Da Raumpläne im allgemeinen viel Platz benötigen, ist die von einigen Browsern vorgenommene Formatierung des Ausdrucks unbefriedigend. So werden z.B. längere Raumpläne häufig auf zwei aufeinanderfolgende Seiten gedruckt. Um derartige Unannehmlichkeiten zu vermeiden bietet UnivIS als Alternative zum Ausdruck über den Browser die Generierung des Raumplans in Form einer Postscript- oder PDF-Datei an. Die auf diese Weise erzeugten Raumpläne sind immer so formatiert, daß sie auf eine einzelne DIN A4 Seite passen - auch wenn der Plan etwas länger ist.

Um einen Postscript- oder PDF-Raumplan zu erhalten, wählen Sie in dem in Abb. 6.6 links unten gezeigten Menü die Option ,,als Postscript`` bzw. ,,als PDF`` aus und drücken anschließend den Knopf . UnivIS generiert daraufhin die gewünschte Postscript- bzw. PDF-Datei und sendet Sie zum Browser. Ist Ihr Browser entsprechend konfiguriert, wird der Raumplan entweder im Browserfenster oder durch einen vom Browser automatisch gestarteten Postscript- bzw. PDF-Viewer (z.B. AcrobatReader) angezeigt. Ist der Browser nicht für die Anzeige von Postscript bzw. PDF-Dateien eingestellt, so werden Sie aufgefordert, den Raumplan als Datei auf Ihrem Rechner zu speichern. Sie können die Datei anschließend auf einem geeigneten Drucker ausgeben.

Räume suchen

Wenn Sie im Auswahlmenü für Räume den Punkt ,,Raum suchen`` anwählen, präsentiert Ihnen das System ein Formular, in dem Sie eine Suchanfrage stellen können. Die Suchanfrage besteht aus drei Teilen. Im oberen Bereich fragt Sie das System, in welchem Gebiet der Raum gesucht werden soll. Angeboten werden ihnen dabei jeweils:

• Eine uneingeschränkte Suche über alle Räume aller Einrichtungen.

• Suche über alle Räume der aktuellen, vorher gewählten Fakultat.

• Suche über alle Räume des aktuellen Teilbereichs (der Bindestrich steht als Platzhalter für die Angabe der aktuellen Fakultät).

• Suche über alle Räume des aktuellen Lehrstuhls (die Bindestriche stehen für aktuelle Fakultät und Teilbereich).

• Suche über die Räume aller anderen Fakultäten.

Im zweiten Bereich werden für die Festlegung der Suche Felder für Kurzbezeichnung, Bezeichnung, Beschreibung, Raumverantwortliche usw. angezeigt. Sie können eines oder mehrere dieser Felder ausfüllen, wobei auch Bruchstücke von Bezeichnungen erkannt werden. Wenn Sie sich also etwa nicht ganz sicher sind, wie der Name des Raumverantwortlichen geschrieben wird, dann versuchen Sie, ein Bruchstück des Namens anzugeben. Im unteren Bereich müssen Sie festlegen, ob Sie nur diejenigen Räume angezeigt haben wollen, die allen Kriterien genügen (,,und``) oder ob sie auch diejenigen ansprechen wollen, die mindestens einem Kriterium aus dem mittleren Bereiche genügen (,,oder``).

Nachdem Sie die Seite durch Drücken des Knopfes abgeschickt haben, erhalten Sie eine Liste von Räumen, die Ihrer Anfrage entsprechen. Zugleich erscheint im unteren Bereich wieder das Formular für eine weitere Suche.

Sie können jetzt wieder eine Zeile mit einem Raumnamen anklicken, um sich die Daten dieses Raums anzeigen zu lassen. Zusätzlich besteht über das darunterliegende Auswahlfeld die Möglichkeit festzulegen, ob man sich die Daten aller oder nur der markierten Räume anzeigen lassen will. Anschliessend werden die Raumdaten, bzw. die Raumpläne mittels eines Klicks auf den Knopf präsentiert.