Institutionenverwaltung

Der Punkt ermöglicht es Ihnen, die zur Außendarstellung Ihrer Einrichtung benötigten Angaben wie Anschrift, Telefon- und Faxnummer sowie die URL eines evtl. vorhandenen HTTP-Servers einzutragen und zu aktualisieren. Änderungen an der Organisationsstruktur selbst, d.h. das Anlegen und Benennen von Institutionen, sowie die Vergabe von Organisationsnummern werden in der Regel von den Systemadministratoren in der zentralen Universitätsverwaltung eingegeben, da für die Benennung bzw. Umbennennung von Lehrstühlen, Professuren und Abteilungen ein vorgeschriebenes Genehmigungsverfahren nötig ist. Aus diesem Grund können Sie Namen und Organisationsnummer Ihrer Einrichtung in der Institutionenverwaltung nicht selbst abändern. Die Institutionenverwaltung dient vor allem dazu, die Infrastruktur ihrer Einrichtung im UnivIS darzustellen. Zu diesem Zweck bietet das System die Möglichkeit, mittels frei konfigurierbarer Funktionen den internen Aufbau Ihrer Einrichtung möglichst genau zu erfassen. Alle in einer Einrichtung angelegten Funktionen bestehen aus einer Bezeichnung, deren Namen von Ihnen frei gewählt werden kann. Bezeichnet der Name eine Gruppe von Personen wie z.B. ,,Wissenschaftliche Mitarbeiter``, so werden der Funktion die UnivIS-Datensätze der zu dieser Gruppe gehörenden Personen zugeordnet. Für größere Personengruppen können Funktionen auch so konfiguriert werden, daß sie in der Personenverwaltung angezeigt werden und somit einer Person beim Bearbeiten des Datensatzes in der Personenverwaltung eine Funktion zugewiesen werden kann. Desweiteren können Funktionen angelegt werden, denen keine Personen zugeordnet sind, sondern stattdessen ein frei wählbarer Text. Derartige Funktionen können dazu verwendet werden um z.B. Öffnungszeiten von Einrichtungen anzugeben. Einige gängige Funktionen wie Sekretariat, wiss. Mitarbeiter oder nichtwiss. Personal sind bereits standardmäßig konfiguriert. Bitte beachten Sie, daß diese Funktionen alle im gedruckten Personen- und Einrichtungsverzeichnis erscheinen. Funktionen, die Sie nicht benötigen, sollten Sie also bitte löschen. Im allgemeinen empfiehlt es sich, nach Bearbeitung der Funktionen in der Institutionenverwaltung einen Blick in das Personen- und Einrichtungsverzeichnis zu werfen, um zu überprüfen, wie sich die durchgeführten Änderungen auf das Erscheinungsbild ihrer Einrichtung ausgewirkt haben.

Nach dem Anwählen des Punktes im Hauptmenü erscheinen die Daten Ihres Lehrstuhls in der in Abb. 12.1 dargestellten Weise.

  

Abbildung 12.1: Institution anzeigen

  

Abbildung 12.2: Neue Funktion anlegen

Neue Funktion anlegen

Nach drücken des Knopfes erscheint das in Abb. 12.2 gezeigte Formular. In das Texfeld ,,Bezeichnung`` wird der Name der neuen Funktion eingetragen. Darunter befinden sich eine Reihe von Knöpfen mit denen Sie verschiedene Eigenschaften der Funktion festlegen können:

• In Personenverwaltung sichtbar: Die so konfigurierten Funktionen erscheinen auch im Eingabeformular in der Personenverwaltung (s. Abb. 5.4), d.h. es kann auch dort die Zuordnung einer Person zu einer Funktion vorgenommen werden. Diese Einstellung ist insbesondere nützlich für Funktionen, in die viele Personen eingetragen werden sollen, wie z.B. ,,Wiss. Mitarbeiter``.
• Im Telefon- und E-Mail-Verzeichnis unter ,,allgemeine Einträge`` auffindbar: Diese Eigenschaft eignet sich z.B. für Funktionen wie ,,Notaufnahme`` an einer Klinik.
• Auch in der Selbstdarstellung der Einrichtung im Forschungsbericht anzeigen: Wird diese Eigenschaft ausgewählt, so erscheint die Funktion mit den zugeordneten Personen auch im Forschungsbericht neben der Selbstdarstellung der Insitution (s. Kap. 10). Achtung: Textfeld-Funktionen (s.u.) werden im Forschungsbericht nicht angezeigt!
• Nur ein Personeneintrag möglich: Der Funktion kann lediglich eine einzige Person zugeordnet werden. Diese Einstellung sollte für Funktionen wie z.B. ,,Dekan`` gewählt werden, damit von vorneherein ausgeschlossen wird, daß irrtümlicherweise zwei Personen der Funktion zugeordnet werden.
• Textfeld statt Personeneintrag: Durch Anklicken dieser Eigenschaft wird die Funktion zu einer Textfeldfunktion. Einer Textfeldfunktion können keine Personen zugeordnet werden. Sie dient vielmehr dazu Informationen wie z.B. die Öffnungszeiten ihrer Einrichtung im Personen- und Einrichtungsverzeichnis darzustellen (s. Abb. 12.4). Der Knopf kann nur alleine gedrückt sein, da die anderen Eigenschaften im Zusammenhang mit Textfeldfunktionen keinen Sinn ergeben.
• Büro anzeigen: Ist diese Eigenschaft der Funktion aktiviert, so wird der Raum aus dem Personendatensatz mit angezeigt.
• Titel unterdrücken: Der Titel von Personen mit dieser Funktion wird nicht mit angezeigt.
• Telefonnummer unterdrücken: Die Telefonummer der Personen werden nicht angezeigt.
• Personeneinträge nicht sortieren: Die der Funktion zugeordneten Personen werden nicht automatisch alphabetisch sortiert.
• Bezeichnung nicht fett darstellen: Der Name der Funktion wird bei der Anzeige im Personen- und Einrichtungsverzeichnis nicht in fetter Schrift dargestellt.
• Eine Leerzeile vor der Bezeichung einfügen: Zur Verbesserung der Lesbarkeit des Personen- und Einrichtungsverzeichnisses können Sie duch Anwählen dieser Eigenschaft die Ausgabe einer Leerzeile vor der neuen Funktion erzwingen. Dies ist z.B. sinnvoll, wenn Sie in ihrer Einrichtung verschiedene Untereinheiten als Funktionen konfigurieren, und diese optisch voneinander abgrenzen wollen.

Nachdem Sie die Bezeichnung der Funktion eingegeben und die gewünschten Eigenschaften ausgewählt haben, können Sie nun noch angeben, an welcher Stelle die neue Funktion eingefügt werden soll. Klicken Sie zu diesem Zweck auf den Knopf in der angebotenen Liste bereits existierender Funktionen, nach der die neue Funktion erscheinen soll. Wird kein Einordnungsknopf gewählt, wird die neue Funktion an das Ende der Liste angehängt. Um die nun vollständig konfigurierte Funktion anzulegen, drücken Sie nun den Knopf . Sie gelangen anschließend zum Formular ,,Institution anzeigen`` zurück.

Zuordnung Funktion $\leftrightarrow$ Personen

Nachdem Sie die gewünschten Funktionen ihrer Einrichtung angelegt haben, sollten Sie nun jeder Funktion entweder eine oder mehrere Personen aus dem Personendatenbestand des UnivIS zuordnen, oder -- im Fall einer Textfeldfunktion -- eine passende Beschreibung zu dieser Funktion eingeben. Sie können jede im UnivIS eingetragene Person einer Funktion Ihrer Einrichtung zuordnen! Nehmen wir z.B. an daß Sie an einem Institut (also auf Bereichsebene) eine Funktion Institutsvorstand eingerichtet haben, der alle Professoren an den zum Institut gehörigen Lehrstühlen zugeordnet werden sollen. Die Personendatensätze sind an den Lehrstühlen/Professuren auf Teilbereichsebene eingetragen worden. Auf keinen Fall sollten Sie nochmals für jede dieser Personen einen zweiten Personendatensatz in den zentralen Einrichtungen des Instituts anlegen! Sie brauchen lediglich die Namen der Personen anzugeben, die Sie einer Funktion zuordnen wollen. UnivIS sucht Ihnen aus der Personendatenbank die passenden Einträge heraus, unabhängig davon, an welcher Einrichtung die Einträge eingegeben wurden.

Das Anlegen von Personen in der Personenverwaltung und das Zuordnen von Personen zu Funktionen in der Institutionenverwaltung sind zwei voneinander unabhängige Vorgänge!

Um einer Funktion Personen zuzuordnen, bzw. den Text zu einer Textfeldfunktion einzugeben, klicken Sie im Formular ,,Institution anzeigen`` auf den entsprechenden Namen der Funktion. Handelt es sich nicht um eine Textfeldfunktion, erscheint das in Abb. 12.3 (links) dargestellte Formular ,,Person zuweisen``, welches Ihnen standardmäßig drei Personenfelder zum Zuordnen anbietet. Wollen Sie noch mehr Personen zuordnen, so betätigen Sie , woraufhin Sie drei weitere Personenfelder erhalten. Im Beispiel sollen der Funktion ,,UnivIS-Beauftragte`` die Personen Dr. Jürgen Kleinöder, Erich Meier und Martin Steckermeier zugeordnet werden, deren Personendaten am Lehrstuhl für Informatik (Betriebssysteme) eingetragen sind.

  

Abbildung 12.3: Personen zuweisen

Wie Abb. 12.3 (linke Seite) zu entnehmen ist, können zur eindeutigen Identifizierung einer Person neben dem Nachnamen auch noch der Voname oder der Anfangsbuchstabe des Vornamens angegeben werden (Meier, E), das trennende Komma ist nicht zwingend notwendig! Ebenso ist es möglich, Umlaute in ihrer Ersatzdarstellung einzugeben (Kleinoeder), überdies muß der Personenname nicht vollständig ausgeschrieben werden (Steckerme). Nach dem Betätigen von , versucht UnivIS für die eingegebenen Namen passende Personeneinträge aus der Pesonenverwaltung zu finden. Werden dabei mehrere gleichlautende Personeneinträge gefunden, gibt das System eine Auswahl aus dem Datenbestand vor (s. Abb. 12.3 (rechts)). Hinter den Personen steht in eckigen Klammern der Name der Einrichtung an der sie eingetragen wurde. Durch Anklicken der gewünschten Person und anschließendes Drücken des Knopfes wird die Zuordnung von Personen zu einer Funktion abgeschlossen.

Zuordnung Funktion $\leftrightarrow$ Person aufheben

Um die Zuordnung einer Person zu einer Funktion aufzuheben, drücken Sie im Formular ,,Institution anzeigen`` auf den Namen der Funktion und gelangen auf diese Weise wieder in das Formular ,,Person zuweisen``. Klicken Sie in das Eingabefeld, in dem der Name der entsprechenden Person steht und löschen Sie ihn. Anschließend betätigen Sie wieder , um die Zuordnung aufzulösen. Wenn Sie die Zuordnung doch nicht aufheben wollen, drücken Sie stattdessen auf . In beiden Fällen gelangen sie danach wieder zu ,,Institution anzeigen`` zurück.

Beschreibung einer Textfeldfunktion eingeben

  

Abbildung 12.4: Funktionstext eintragen

Drücken Sie in ,,Institution anzeigen`` auf den Namen einer Textfeldfunktion, so erscheint das in Abb. 12.4 dargestellte Formular. In das Feld ,,Beschreibung`` geben Sie den Text ein, der zusammen mit dem Funktionsnamen angezeigt werden soll. Bitte fassen Sie sich bei der Formulierung der Beschreibung möglichst kurz! Die Beschreibungen erscheinen unverändert im Personen- und Einrichtungsverzeichnis, lange und unübersichtliche Funktionsbeschreibungen tragen nicht zur Verständlichkeit des Informationsangebots bei.

Funktion löschen

Um eine nicht mehr benötigte Funktion zu löschen, wechseln Sie wieder durch Drücken des Funktionsnamens in das Formular ,,Person zuweisen`` und betätigen dort den Knopf . Falls der Funktion noch Personen zugeordnet sind, erscheint die in Abb. 12.5 gezeigte Anfrage. Wollen Sie die Funktion nun doch nicht löschen, so wählen Sie jezt bitte . Wenn Sie stattdessen auf den Knopf drücken, werden zunächst die noch bestehenden Zuordnungen der Personen zu der Funktion aufgehoben und anschließend die Funktion gelöscht.

  

Abbildung: Rückfrage beim Löschen einer Funktion

   
Eigene Überschriften zuordnen

Besitzt ein UnivIS-Benutzer mindestens Schreibrechte auf den Bereich, so erscheint in dem Formular ,,Institution editieren``, mit dem die Daten einer Einrichtung modifiziert werden können, im oberen Bereich eine zusätzliche Funktion . Betätigen Sie diesen Knopf, so gelangen Sie in ein weiteres Formular, in dem Sie sich durch den gesamten Überschriftenbaum der Universität hangeln können. Für diejenigen Teile des Überschriftenbaumes, für die Sie Schreibrechte besitzen, können Sie die entsprechenden Überschriften anwählen, und damit Ihrer Einrichtung als zu verwendende Überschrift zuweisen. Ihre Auswahl überschreibt vorhandene gekoppelte Kapitel- und Unterkapitelüberschriften. (s. Abschn. 11.4)!